Quando sono entrato in Boost Media, la prima cosa che mi ha messo davvero in difficoltà è stata la burocrazia. Dietro un'associazione ce n'è tantissima: soci, quote, eventi, verbali, bilanci. E allora, da informatico e sviluppatore, mi sono fatto una domanda: come posso semplificare il lavoro a me e a tante altre realtà come la nostra?

La risposta, dopo più di un anno di lavoro nel tempo libero, si chiama AssociaGo: un gestionale desktop, libero e gratuito, per associazioni ed enti del terzo settore. In questo articolo vi spiego com'è fatto, modulo per modulo, e che cosa dovete sapere prima di affidargli i dati della vostra associazione. Nel video ve lo mostro anche in funzione.

Indice

Che cos'è AssociaGo

AssociaGo è un'applicazione gestionale per associazioni ed enti del terzo settore, gli ETS. Non l'ho pensata solo per l'Italia: l'obiettivo è seguire anche le regole europee, così da poterla usare pure all'estero. Per questo l'interfaccia è in italiano, inglese, spagnolo, tedesco e francese. Lo racconta anche il logo: una A con linee verdi intrecciate e qualche stellina che richiama l'Europa.

La cosa da tenere bene a mente è che AssociaGo è modulare: tanti pezzi piccoli che si incastrano l'uno nell'altro. È la stessa logica di un'applicazione web a microservizi, solo che qui tutto gira sul desktop. Sotto il cofano ci sono tre pezzi: Spring Boot per la parte che gestisce i dati, React per l'interfaccia ed Electron, che trasforma il tutto in un'app desktop.

E il nome? «Associa», perché unisce le persone e gli enti. «Go», cioè «vai», «parti»: un invito a far partire la vostra attività.

Perché sul desktop

Perché così AssociaGo non interroga nessun servizio esterno: i dati dei vostri soci restano sul vostro computer, in locale. È una scelta che mette la privacy al primo posto.

Ma ha un rovescio, e ve lo dico subito: se il database lo custodite voi, siete voi a non doverlo perdere. Il database si riempie man mano che inserite soci, pagamenti ed eventi, quindi fate il backup con regolarità. La funzione c'è, nelle impostazioni.

C'è anche un secondo livello di protezione: l'accesso con password. Su un'app desktop i dati non viaggiano in rete, ma qualcuno potrebbe comunque mettere le mani sul vostro computer. E se la password la dimenticate, c'è una procedura di recupero.

Il primo avvio e la dashboard

Al primo avvio si configura l'ente. Si sceglie se è un'associazione o un ETS, con le varie tipologie: per esempio APS (associazione di promozione sociale), SSD (società sportiva dilettantistica) o ODV (organizzazione di volontariato).

Poi si inseriscono il nome, il codice fiscale, l'email e la password dell'amministratore. Con «Resta connesso» l'app non vi chiede la password a ogni apertura. Infine si inizializza il database.

La dashboard mostra subito i soci attivi, il saldo della tesoreria, i prossimi eventi e le attività recenti. Accanto ci sono le azioni rapide per registrare un nuovo socio, creare un evento o registrare un pagamento, e le notifiche per le cose importanti.

Nelle informazioni dell'app trovate un avviso a cui tengo molto: AssociaGo può commettere errori, quindi controllate sempre i risultati prima di inoltrarli. È un'applicazione grande e ancora in evoluzione, e non ho potuto confrontarmi con tutte le normative che ci sono in Europa. Se volete darmi una mano, provatela e segnalatemi quello che non va.

Soci, attività ed eventi

La sezione Soci è il cuore del gestionale. Potete aggiungere un socio a mano oppure importare un file CSV ben formato, cioè una tabella in testo semplice: è utile se state migrando da un altro gestionale. La scheda del socio raccoglie i dati anagrafici e fiscali, dal codice fiscale al codice catastale, i contatti, il numero di tessera, la data di registrazione, il tipo di socio o la carica, dal socio ordinario al tesoriere, e la quota associativa. Non dovete compilare tutto: i campi ci sono quando servono.

Le Attività sono corsi, workshop, seminari e altro, con un'iscrizione una tantum, mensile o annuale. Pensate a un corso di programmazione Java: inserite il costo in euro, le date, gli orari, il luogo e il numero massimo di partecipanti, e decidete se serve la registrazione o se generare una fattura.

Poi ci sono i coupon: un codice con uno sconto fisso o in percentuale, valido per un certo numero di utilizzi. Se ne prevedete dieci, ogni iscrizione con quel coupon ne scala uno.

Gli Eventi seguono la stessa logica, coupon compresi. Possono essere riunioni, assemblee, feste, raccolte fondi, congressi o conferenze, e hanno uno stato: pianificato, confermato, in corso, completato o annullato. Per ogni evento indicate un costo per i soci e uno per i non soci, il luogo e se è aperto al pubblico.

Finanze e assemblee

Sulle finanze ho messo un'attenzione particolare, perché i documenti fiscali sono la parte più delicata. Vedete le entrate e le uscite totali, il saldo netto, l'analisi delle spese per categoria e il dettaglio di tutte le transazioni. Potete registrare un affitto, confrontare gli anni tra loro e generare il report fiscale annuale, da esportare in PDF.

I report PDF portano anche un checksum SHA-256, cioè un'impronta del file: se qualcuno lo modifica, l'impronta non corrisponde più.

Le Assemblee si creano e si seguono passo per passo: tipo ordinario o straordinario, stato, presidente, segretario, quorum e note. Convocazioni, votazioni, mozioni e verbali trovano il loro posto, e alla fine avete la rendicontazione di tutte le assemblee fatte.

Inventario, volontari e attestati

L'Inventario tiene traccia dei beni dell'ente, con codice, descrizione e categoria: pensate ai portatili che arrivano all'associazione. Nei Volontari registrate anche persone che non sono socie, con il loro ambito, come primo soccorso, logistica o comunicazione, la disponibilità e lo stato. Ci sono poi il registro delle presenze e il budget dell'anno da pianificare.

Gli Attestati chiudono il cerchio. Create un modello (partecipazione, presenza, formazione, iscrizione o personalizzato), scegliete il testo, l'orientamento della pagina e i firmatari, poi emettete il certificato per un socio e per un'attività o un evento. Tutti gli attestati emessi restano in un elenco, così tenete traccia di quello che è stato fatto.

Le firme di presidente, segretario e tesoriere si caricano una volta nelle impostazioni e finiscono in automatico nei PDF. Ricordate però che sono immagini della firma, non una firma digitale.

Comunicazione, impostazioni e backup

Dalla sezione Comunicazione preparate email con oggetto, mittente, un filtro per segmento e un testo in HTML, il linguaggio delle pagine web. Salvate i modelli e usateli per le vostre mailing list. Se qualcosa non vi è chiaro, dentro l'app c'è il manuale utente: diciotto capitoli.

Nelle impostazioni completate il profilo dell'associazione: logo, dati fiscali, contatti, statuto, regolamento, cariche, data di fondazione, formato della tessera e quota di base, oltre ai metodi di pagamento. Nell'anagrafica aggiungete le sedi, i documenti e le scadenze. E qui trovate la lingua, il tema chiaro o scuro, la segnalazione dei bug e, soprattutto, il backup.

Al momento del video eravamo alla versione 0.1.6, e il lavoro continua. Tra le idee c'è un database remoto, così che due computer collegati allo stesso database vedano gli stessi dati. Non è ancora arrivato, quindi per ora contate sul backup.

Dove scaricarla

AssociaGo è nativa su Linux e funziona anche su Windows e macOS. Se usate Ufficio Zero Linux OS, la distribuzione italiana con cui collaboro, la trovate già nel post install, nella sezione Office, sottosezione Enterprise.

Altrimenti potete agganciare il mio repository AppRelease con APT o DNF, i gestori di pacchetti delle distribuzioni basate su Debian e su Red Hat, e ricevere gli aggiornamenti insieme a quelli del sistema. Per le altre distribuzioni c'è l'AppImage. Il codice è su GitHub con licenza AGPL 3.0, la GNU Affero General Public License.

La regola da portarvi via

Insomma, la regola è questa: un gestionale vale quanto la cura che mettete nei suoi dati. Tenerli sul vostro computer vi dà controllo e privacy, ma il backup diventa un compito vostro, da fare con regolarità.

Io AssociaGo l'ho fatta davvero con il cuore, e per la maggior parte delle attività di un'associazione sportiva, di un'APS o di un ETS si può già partire.

Per approfondire

Una precisazione: AssociaGo è un mio progetto, che sviluppo nel tempo libero e distribuisco gratuitamente come software libero.

E voi come gestite oggi la vostra associazione? La trovate utile? Scrivetelo nei commenti del video. E se vi interessa sostenere quello che faccio, potete farmi una piccola donazione.

Fonti